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Atualmente, devido ao volume de negócios, a internacionalização dos mesmos e às regulamentações a que certos setores estão sujeitos, assim como a complexidade das operações, o trabalho do auditor tem ultrapassado o âmbito meramente financeiro ou contábil. O auditor está em um processo contínuo de treinamento e as exigências estão cada vez maiores.
A auditoria desempenha um papel fundamental na construção da confiabilidade nos relatórios financeiros. Dispor das ferramentas corretas para realizar o trabalho de auditoria, que anteriormente podia ser feito com planilhas simples, agora é obrigatório para o auditor
As características mais solicitadas por um auditor ao fazer a escolha de seu software são as seguintes:
Multi-idiomas
Os auditores que trabalham em contextos internacionais sabem o que significa quando uma empresa matriz, por exemplo, sediada em Nova York, solicita documentação. Mudar o idioma de um trabalho ao clique de um botão para converter os textos no idioma desejado, sem a necessidade de recorrer a tradutores on-line que falham, é uma característica bem-vinda que o auditor não acha que necessitará... até que ele necessite.
Independência
Programas de auditoria, indicadores financeiros, balancete, diário, relatório, notas de confirmação, certificações, declarações, documentos preparados pelo cliente e uma infinidade de outras documentações e provas, podem entupir o disco rígido de qualquer dispositivo. Já se acabaram os dias em que tudo isso foi solicitado no papel. O auditor requer independência no gerenciamento de documentação e capacidade de armazenamento, e pode até mesmo migrar de um cenário para outro conforme e quando necessário.
Flexibilidade
Falar sobre limites no número de auditorias, clientes, ou anos não é viável. Um software deve ser suficientemente flexível para permitir ao auditor processar as informações sem ter que pensar em limitações ou custos adicionais.
Fácil de utilizar
É importante que um software seja intuitivo, bem como é importante que seus processos também sejam. A perda de tempo fazendo tarefas que poderiam ser evitadas é o que torna um produto de fácil utilização, além de um projeto de interface atualizado. Uma auditoria de 100 horas não pode se transformar em 200 horas por causa de uma ferramenta que não é intuitiva e com passos complicados para o usuário.
Segurança
Trabalhar com software obsoleto pode ser um risco. Os fornecedores de software descontinuam as ferramentas ao ponto de não mais apoiá-las. Você consegue imaginar seu dia-a-dia se você ainda estivesse trabalhando com Windows 98? O mesmo se aplica ao software de auditoria. É importante garantir que o fornecedor ofereça atualizações gratuitas que lhe darão a segurança e a tranquilidade de que você precisa.
Conteúdo
As normativas estão sendo constantemente atualizadas. Cumprir com as normas nem sempre é uma tarefa fácil. O software ajuda a a cumprir regulamentos locais e internacionais aos quais o auditor fiscal está sujeito. Além disso, é necessário ser capaz de criar seu próprio conteúdo para automatizar tarefas que em documentos de texto simples ou planilhas podem ser tão manuais a ponto de aumentar o risco de erros.
Potencial analítico
Gerar uma análise mês a mês? Trimestral? Comparar saldos dos últimos 10 anos? Validar saldos das contas do cliente auditado com o balancete a ser auditado? As necessidades podem ser variadas e muitas vezes dependem do tipo de cliente. Ter uma ferramenta que possa processar os diferentes cenários é de vital importância para o auditor.
Integração
Uma ferramenta que possa se conectar com outras ferramentas da mesma família ou de terceiros é muito importante. Mudar de um módulo para outro com um único clique faz o usuário ver as vantagens de uma ferramenta completa e integrada, cobrindo todas as etapas e necessidades de uma auditoria, e ainda mais, como a consolidação de demonstrações financeiras e análise de dados.
Suporte
Ter um provedor que oferece múltiplos canais de contato, em que alguns deles não funcionam em tempo hábil ou não respondem, pode ser frustrante. Os canais de comunicação precisam ser claros e eficazes. Além da fartura de recursos on-line, saber que há contato direto com especialistas é de suma importância. A possibilidade de treinamento sob medida garante uma implementação bem sucedida.
Alguns softwares de auditoria são distribuídos gratuitamente, outros são pagos, outros são polivalentes com um foco menos especializado em auditoria financeira. As estruturas por trás de cada ferramenta podem variar, entre outras coisas, às tecnologias utilizadas.
Demasiadas variáveis, certo? Tomar a decisão não é fácil. Nós sabemos disso.
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