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8 passos para uma implementação de sistemas eficaz
Ao longo dos últimos 10 anos, implementamos as nossas soluções em mais de 400 clientes. Nem todos alcançaram um êxito e conhecemos bem os desafios que todos enfrentamos com as mudanças, sejam mudanças de sistemas ou metodologias.
Além da experiência adquirida, os nossos profissionais tiveram acesso a vários cursos e literatura em pedagogia e o resultado são 8 passos:
- Criar objetivos - identifique as suas necessidades e crie objetivos de melhorias, sejam essa redução de tempo dos trabalhos, menor custo de viagens de profissionais, maior satisfação dos clientes com o serviço ou produto.
- NOTA: Mantenha uma certa flexibilidade nas suas expectativas. Criar a própria solução será certamente muito mais caro, demorado e desafiador.
- Selecionar a solução mais adequada – pesquise online, consulte os seus pares, busque informações sobre idiomas, horários e custos de suporte técnico. Os seus pares podem ter experiências boas ou ruins. Pergunte pelos desafios mas mantenha um olhar crítico à capacidade do seu par.
- NOTA: as páginas de comparação de software podem ser um bom auxilio
- Identificar os seus recursos atuais e necessários – nesta fase identifique principalmente estrutura de TI, recursos financeiros e de tempo. Quanto tempo preciso para pesquisar e adquirir software, e hardware (se necessário) antes do treinamento? Quando terei gente disponível para implementar, participar do treinamento, e, principalmente, testar/praticar com ferramenta após o treinamento. Conheça as suas debilidades e planeje as várias etapas de implementação, treinamento e teste piloto.
- NOTA: Muitas empresas acabam deixando ao critério de cada profissional o avanço do estudo do sistema. Numa fase inicial, a criação de metas supervisionadas é muito importante porque cria um foco frequente nos objetivos.
- Identificar as pessoas chaves – não queira que todos/as os/as funcionários/as entendam e implementem o sistema ao mesmo tempo. Aproveite aqueles/as funcionários/as que têm maior facilidade e curiosidade. Certifique-se que tem um responsável pelo projeto, que deve supervisionar e acompanhar o avanço do projeto.
- NOTA: certifique-se que não deixe o projeto nas mãos de apenas uma única pessoa, mas pelo menos duas.
- Treinamento – Se possível, leias os manuais, assista vídeos e vá testando o sistema. Dessa forma o treinamento será mais eficiente e terá o seu time numa posição mais avançada em menos tempo.
- Teste piloto – Após o treinamento, aloque um tempo do seu time a um projeto piloto, onde os mesmos irão sanando as dúvidas e obstáculos com a equipe de suporte.
- NOTA: Nesta fase o suporte técnico é muito importante. Certifique-se dos custos de tais serviços com o fornecedor.
- Reportar – o seu time deverá então ser capaz de apresentar os resultados do teste piloto para os novos usuários. Caso ainda haja dúvidas, faça uma nova revisão com o suporte técnico.
- NOTA: Dependendo da complexidade do sistema, este processo pode tardar um médio prazo. Consulte a equipe de suporte e crie um plano de aprendizado de maior prazo.
- Disseminar – Crie novos treinamentos internos, onde o time chave irá formar os outros funcionários/as com as soluções.
De acordo com os estudos do Dr. Daniel Kahneman, teórico da economia comportamental, o conceito de ruído nas organizações contribuem para erros de julgamento profissional quanto ao entendimento das nossa capacidades e sugere um embasamento nos dados das experiencias anteriores. Seja prudente na confiança em si mesmo e na sua equipe quando planeja um projeto de implementação.
Para mais informações consulte-nos!