Actualmente, debido al volumen de negocios, la internacionalización de los mismos y las regulaciones a las que ciertos sectores están sujetos, así como la complejidad de las operaciones, el trabajo del auditor ha trascendido el ámbito meramente financiero o contable. El auditor está en un proceso continuo de entrenamiento y las exigencias son cada vez mayores.
La auditoría desempeña un papel fundamental en la construcción de la confiabilidad en los informes financieros. Contar con las herramientas correctas para realizar el trabajo de auditoría, que anteriormente podía hacerse con hojas de cálculo simples, ahora es obligatorio para el auditor.
Los auditores que trabajan en contextos internacionales saben lo que significa cuando una empresa matriz, por ejemplo, con sede en Nueva York, solicita documentación. Cambiar el idioma de un trabajo con el clic de un botón para convertir los textos al idioma deseado, sin la necesidad de recurrir a traductores en línea que fallan, es una característica bienvenida que el auditor no cree que necesitará... hasta que lo necesita.
Programas de auditoría, indicadores financieros, balancete, diario, informe, notas de confirmación, certificaciones, declaraciones, documentos preparados por el cliente y una infinidad de otras documentaciones y pruebas, pueden llenar el disco duro de cualquier dispositivo. Ya se acabaron los días en que todo esto se solicitaba en papel. El auditor requiere independencia en la gestión de la documentación y capacidad de almacenamiento, y puede incluso migrar de un escenario a otro según y cuando sea necesario.
Hablar sobre límites en el número de auditorías, clientes o años no es viable. Un software debe ser suficientemente flexible para permitir al auditor procesar la información sin tener que pensar en limitaciones o costos adicionales.
Es importante que un software sea intuitivo, así como es importante que sus procesos también lo sean. La pérdida de tiempo realizando tareas que podrían evitarse es lo que hace que un producto sea fácil de usar, además de un diseño de interfaz actualizado. Una auditoría de 100 horas no puede transformarse en 200 horas debido a una herramienta que no es intuitiva y con pasos complicados para el usuario.
Trabajar con software obsoleto puede ser un riesgo. Los proveedores de software descontinúan las herramientas al punto de no apoyarlas más. ¿Puede imaginar su día a día si aún estuviera trabajando con Windows 98? Lo mismo se aplica al software de auditoría. Es importante garantizar que el proveedor ofrezca actualizaciones gratuitas que le den la seguridad y la tranquilidad que necesita.
Las normativas están siendo constantemente actualizadas. Cumplir con las normas no siempre es una tarea fácil. El software ayuda a cumplir con regulaciones locales e internacionales a las que el auditor fiscal está sujeto. Además, es necesario ser capaz de crear su propio contenido para automatizar tareas que en documentos de texto simples o hojas de cálculo pueden ser tan manuales hasta el punto de aumentar el riesgo de errores.
¿Generar un análisis mes a mes? ¿Trimestral? ¿Comparar saldos de los últimos 10 años? ¿Validar saldos de las cuentas del cliente auditado con el balancete a ser auditado? Las necesidades pueden ser variadas y muchas veces dependen del tipo de cliente. Tener una herramienta que pueda procesar los diferentes escenarios es de vital importancia para el auditor.
Una herramienta que pueda conectarse con otras herramientas de la misma familia o de terceros es muy importante. Cambiar de un módulo a otro con un solo clic hace que el usuario vea las ventajas de una herramienta completa e integrada, cubriendo todas las etapas y necesidades de una auditoría, y aún más, como la consolidación de estados financieros y el análisis de datos.
Tener un proveedor que ofrece múltiples canales de contacto, en los que algunos de ellos no funcionan en tiempo hábil o no responden, puede ser frustrante. Los canales de comunicación deben ser claros y eficaces. Además de la abundancia de recursos en línea, saber que hay contacto directo con especialistas es de suma importancia. La posibilidad de formación a medida garantiza una implementación exitosa.
Algunos softwares de auditoría se distribuyen gratuitamente, otros son pagos, otros son polivalentes con un enfoque menos especializado en auditoría financiera. Las estructuras detrás de cada herramienta pueden variar, entre otras cosas, en las tecnologías utilizadas.
Entendemos que lidiar con tantas variables puede ser complejo. Sabemos que tomar decisiones no es una tarea simple.
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